Slik bruker du ChatGPT på jobben: en enkel start

Jeg heter Ivar André Knutsen og holder kurs i KI på jobben for bedrifter. Mange har prøvd ChatGPT én gang, fått et middels svar og gitt opp. Ofte er det instruksjonen som var for kort.

Her er en enkel start, med instruksjoner du kan kopiere. De virker i ChatGPT, og i de fleste andre KI-verktøy.

Før du starter: bruk bedriftens konto

Spør hvilket verktøy og hvilken konto bedriften har valgt, og bruk den. I ChatGPT for privatpersoner kan det du skriver, brukes til å trene modellene hvis du ikke skrur det av, mens bedriftsversjonene som standard ikke brukes til det (OpenAI, 2026).

Har bedriften ingen regler ennå, er det et godt tidspunkt å lage dem. Regjeringen har laget en praktisk guide til KI-assistenter i arbeidslivet som er et fint sted å starte (Regjeringen, 2025).

Slik skriver du en instruksjon som virker

En god instruksjon har fire deler:

1. Hva du vil ha. «Skriv et svar på e-posten under.»
2. Sammenhengen. Hvem du er, hvem du skriver til, og hva som er viktig.
3. Formen. Hvor langt, hvilken tone, punkter eller avsnitt.
4. Hva den ikke skal gjøre. «Ikke finn på datoer eller priser.»

Den siste delen er den folk glemmer. Uten den fyller verktøyet hullene selv, og det er der feilene kommer.

E-post

Svar på en e-post

Skriv et kort svar på e-posten under. Jeg jobber i [bedrift/rolle] og skriver til [kunde/kollega/leverandør]. Svaret skal være vennlig og rett på sak, maks seks setninger, på norsk. Ikke lov noe på mine vegne, og ikke finn på datoer eller priser. Mangler det noe jeg må svare på, skriv det som et spørsmål til meg under svaret.

E-posten:
[lim inn e-posten, uten navn og kontaktopplysninger]

Gjør en e-post kortere og tydeligere

Gjør e-posten under kortere og tydeligere. Behold all informasjon, men kutt det som gjentar seg. Det viktigste skal stå først. Ikke endre tall, datoer eller navn.

E-posten:
[lim inn teksten din]

Dokumenter

Få oversikt i et langt dokument

Les dokumentet under og gi meg en oversikt på maks ti punkter. Ta med frister, krav og beløp, og skriv hvor i dokumentet de står. Er noe uklart, skriv det under «Uklart». Ikke legg til noe som ikke står i dokumentet.

Dokumentet:
[lim inn teksten]

Be alltid om å få vite hvor i dokumentet ting står. Da kan du sjekke de viktigste punktene selv på et minutt.

Skriv et utkast ut fra stikkord

Skriv et utkast til [et internt notat / en kunngjøring / en beskrivelse] ut fra stikkordene under. Maks en halv side, enkle ord, på norsk. Marker med [SJEKK] alt du har måttet anta.

Stikkord:
[lim inn stikkordene]

Møter

Forbered et møte

Jeg skal ha et møte om [tema] med [hvem]. Lag en kort agenda med tre til fem punkter, og foreslå hvilke spørsmål vi bør få svar på. Hold det kort.

Fra notater til referat

Referatet er en av de beste oppgavene å starte med, fordi det er lett å se om resultatet stemmer. Jeg har skrevet en egen guide med instruksjon, mal og eksempel: Fra notater til møtereferat.

Sjekk svaret før du bruker det

KI kan ta feil og likevel høres sikker ut. Les over alt før det går videre, og sjekk spesielt:

• navn, tall, datoer og beløp
• løfter du ikke har tenkt å gi
• påstander om lover og regler, som du bør sjekke mot kilden

Er du i tvil, be verktøyet vise hvor i teksten du limte inn det står. Finner det ikke stedet, har det sannsynligvis funnet på noe.

Hva du ikke skal lime inn

Dette skal ikke inn i et KI-verktøy, heller ikke i bedriftens:

• Personopplysninger om kunder og ansatte som ikke trengs for oppgaven. Personopplysninger er alt som kan knyttes til en person, også navn, e-post og telefonnummer (Datatilsynet, 2025). Helseopplysninger og fødselsnummer skal aldri inn.
• Kundedata, som kundelister, avtaler og priser til enkeltkunder.
• Passord, tilgangskoder og nøkler.
• Alt du har taushetsplikt om.
• Forretningshemmeligheter, som tall som ikke er offentlige, eller planer som ikke er kjent.

Det enkleste grepet: bytt navn med roller. Skriv «kunden», «leverandøren» eller «kollega A» i stedet for navnet. Svaret blir like godt, og du har ikke delt noe du ikke burde. Mer om dette står i Er det trygt å bruke AI i bedriften?

Lag maler av det som virker

Når en instruksjon gir et godt svar, lagre den. Neste gang limer du inn den samme og bytter ut det som står i klammer. Etter noen uker har du maler for det du skriver oftest, og da går det fort.

Mange verktøy lar deg også lagre faste instruksjoner, så du slipper å skrive hvem du er og hvordan du vil ha svarene hver gang. Det er det nærmeste du kommer en egen assistent.

Kort oppsummert

• Bruk kontoen bedriften har valgt, ikke en privat.
• Si hva du vil ha, gi sammenhengen, si hvordan svaret skal se ut, og si hva verktøyet ikke skal gjøre.
• Start med e-post, lange dokumenter og møter. Det er lett å sjekke.
• Les over alt før det går videre, spesielt tall, navn og datoer.
• Personopplysninger, kundedata, passord og det du har taushetsplikt om, skal ikke limes inn.

Vil dere at hele bedriften lærer dette på en halv dag, på egne PC-er? På kurset Praktisk KI for e-post, dokumenter og møter lager alle maler og en egen assistent de fortsetter å bruke. Du kan også lese om foredraget og de andre kursene.