Hvordan lage møtereferat med AI? Slik gjør du det trygt

Møtereferatet er en av de første oppgavene folk prøver med AI. Det er lett å se om resultatet er riktig, og det sparer tid hver uke. Men det er forskjell på å la AI rydde notatene dine og å ta opp et helt møte.

Jeg heter Ivar André Knutsen og setter opp AI og automatisering for bedrifter i Vestfold og Telemark. Jeg har også satt opp møtereferater som lages automatisk for en kunde.

Hva er den enkleste måten å lage møtereferat med AI?

Snakk inn notatene dine rett etter møtet, mens du husker det. Eller lim inn stikkordene du skrev underveis. Be så AI-verktøyet gjøre det om til et referat.

Da tar du ikke opp noen andre, og du bestemmer selv hva som kommer med.

Bruk en fast bestilling, så blir referatene like hver gang. Denne kan du kopiere:

Du er referent i et møte i en bedrift. Lag et kort møtereferat av notatene under. Ta med dato, hvem som var med, hva som ble bestemt, hvem som gjør hva og innen når, og hva som skal tas opp neste gang. Skriv i punkter, på norsk. Ikke ta med noe som ikke står i notatene. Er noe uklart, skriv det på en egen linje til slutt.

Den siste setningen er viktig. Den gjør at AI-en spør i stedet for å gjette.

Bruk bedriftens egen konto. Veilederen «KI-assistenter i arbeidslivet» fra regjeringen skriver at alt du skriver eller laster opp i åpne tjenester, i prinsippet kan lagres eksternt og brukes til å trene modellene (Regjeringen, 2025). Et referat inneholder ofte navn, kunder og tall.

Hva bør stå i et møtereferat?

Et godt referat svarer på det folk trenger etter møtet. Malen under holder for de fleste interne møter:

• Møte: [tema], [dato]
• Til stede: [navn]
• Bestemt: [én linje per beslutning]
• Oppgaver: [hva], [hvem], [frist]
• Neste gang: [saker som tas opp]
• Uklart: [det som må avklares]

Lim malen inn i bestillingen, så følger AI-en den.

Diskusjonen trenger sjelden å stå med. Det er beslutningene og oppgavene folk leter etter to uker senere.

Bør dere ta opp hele møtet?

Noen verktøy kan ta opp møtet, gjøre talen om til tekst og lage referatet selv. Det sparer mer tid, men det krever mer av dere.

Et opptak av folk som snakker, er personopplysninger. Da gjelder personvernreglene. Fire ting bør være på plass:

1. Alle vet om det på forhånd. Si det i innkallingen og når møtet starter, og la folk si fra hvis de ikke vil.
2. Bedriftens eget verktøy. Ikke en gratis app noen har lastet ned.
3. Dere vet hvor opptaket lagres og når det slettes. Lydfilen trengs ikke etter at referatet er godkjent.
4. Et menneske godkjenner referatet. Den som ledet møtet, leser over før det sendes.

Datatilsynet skriver om lydopptak i kundeservice at opptak må være nødvendig, og at andre løsninger normalt bør prøves først. De skriver også at ansatte kan bli bekymret for hva opptakene brukes til, og at det hjelper å involvere de ansatte og lage klare interne regler (Datatilsynet, 2026). Det samme hensynet gjelder i et internt møte. Holder notatene, trenger dere ikke opptaket.

Gjelder møtene kunder, er det mer å tenke på. Veilederen fra regjeringen viser hvordan SpareBank 1 SMN gjorde det med samtaler til kundesenteret. Kundene får vite at AI oppsummerer samtalen, lydfilen slettes når oppsummeringen er laget, og rådgiveren leser, endrer og godkjenner referatet. Det tok seks måneder å få løsningen vurdert og godkjent. Har dere ikke gjort en slik vurdering, hold kundesamtaler utenfor.

Hva dere kan lime inn i et AI-verktøy, har jeg skrevet mer om i Er det trygt å bruke AI i bedriften?

Hvilket verktøy bør dere bruke?

Det dere allerede har med bedriftskonto. Har dere valgt ett AI-verktøy for de ansatte, kan det lage referater fra notater.

Holder dere møtene i Teams og har betalt Microsoft 365 Copilot, kan referatet lages inne i møtet. Veilederen fra regjeringen nevner at en slik integrert assistent kan skrive møtereferater, men at den krever «orden i eget hus»: gamle eller feil filer gir dårlige svar, og sensitive mapper må skjermes. Står dere og vipper mellom verktøy, har jeg skrevet om ChatGPT eller Copilot.

Hva må du alltid sjekke?

AI skriver et ryddig referat, men den vet bare det som står i notatene eller opptaket. Les over dette før du sender:

• Navn. Er det riktig person på riktig oppgave?
• Tall og frister. Datoer, beløp og antall.
• Beslutninger. Står det som ble bestemt, eller bare det som ble diskutert?
• Det som ikke ble sagt. Har AI-en lagt til noe som høres riktig ut, men som ingen sa?

Det tar et par minutter. Det er fortsatt mye kortere enn å skrive referatet selv.

Kan møtereferatet lages automatisk?

Ja. Hos Chimpy, en kunde i USA, har jeg satt det opp slik at teamlederen snakker inn notatene etter møtet. Referatet kommer ferdig og ryddig dit teamet leser det. Teamlederen sjekker at navn og avtaler stemmer.

Det er en av fem oppgaver jeg har automatisert der. Se eksemplene på det jeg har bygget, eller les mer om automatisering for bedrifter.

Kort oppsummert

• Snakk inn eller lim inn notatene etter møtet, og be AI lage referatet.
• Bruk en fast bestilling og en fast mal, så blir referatene like hver gang.
• Bruk bedriftens eget verktøy, ikke en gratis app.
• Skal møtet tas opp, må alle vite det, og dere må vite hvor opptaket lagres og når det slettes.
• Sjekk alltid navn, tall, frister og beslutninger før referatet sendes.

Vil dere lære dette og andre oppgaver på egne eksempler? AI-kurs for bedrifter er en halv dag hos dere, og dere går derfra med maler hele laget kan bruke. Flere oppgaver der AI hjelper, står i Hvordan bruke AI på jobben? Skal referatet lages automatisk, setter jeg det opp som én løsning til fastpris, eller som en del av AI-partner. Book en kaffeprat, 30 minutter hos dere i Vestfold eller Telemark eller på video.